Vosteq bij Hencon
De uitdaging
Wat doe je als je toptechniek levert, maar projecten uit de bocht vliegen? In 2021 stond Hencon voor die uitdaging. Vandaag zijn ze koploper – en dat is geen toeval. Hencon is al meer dan 40 jaar specialist in de ontwikkeling van mobiele apparatuur voor de mijnbouw, aluminiumindustrie en bosbouw. Vanuit het hoofdkantoor in Ulft – in de Achterhoek – en vestigingen in Zuid-Afrika en India levert Hencon wereldwijd maatwerkoplossingen. Vandaag de dag onderscheidt Hencon zich met technologische voorsprong – met name op het gebied van elektrisch aangedreven en autonoom rijdende voertuigen – maar ook in de manier waarop projecten worden aangepakt. Met een robuuste projectstructuur en transparantie richting klant, maakt Hencon het verschil. Want “goede communicatie met de klant leidt tot goede klantrelaties – en dat resulteert in betere samenwerking”, aldus Projectmanager Wim Buys.
De achtergrond
In 2021 was deze sterke positie nog niet vanzelfsprekend. De technische expertise was aanwezig, maar het projectproces kende serieuze tekortkomingen. De overdracht tussen verkoop en uitvoering verliep gefragmenteerd. Projecten begonnen te vaak met open eindjes, waardoor onduidelijkheid ontstond, mijlpalen werden gemist en kosten opliepen. De samenwerking tussen technische disciplines was niet optimaal.
De aanpak was sterk afhankelijk van individuele inzet en ad-hoc oplossingen. Het gebrek aan structuur, voorspelbaarheid en eigenaarschap stond de groeiambities van Hencon in de weg. Klanten kregen hun machines niet altijd op tijd. Projectbegrotingen werden overschreden.
De roep om een professionele projectorganisatie werd steeds luider. Hencon besloot samen met Vosteq de organisatie fundamenteel te herinrichten: van een klassieke lijnstructuur naar een slagvaardige projectorganisatie. Maar hoe doe je dat in een organisatie van 120 man, waar medewerkers vaak diverse taken hebben in meerdere projecten?
"Door onze mensen eigenaarschap te geven, kregen we niet alleen betere samenwerking, maar ook tevreden klanten en betere resultaten. Dankzij de nieuwe projectstructuur leveren we op tijd, binnen budget én met trots."
- Rik van Dijken
De procesaanpak
Vosteq-experts Christiaan Kruims en Bram van der Most werden onderdeel van een kernteam van talentvolle medewerkers uit alle disciplines. Het doel: richting bepalen voor Hencon, benoemen wat daarvoor nodig is en knelpunten in de huidige werkwijze identificeren – resulterend in een plan van aanpak dat aan het MT is gepresenteerd
Centraal in de aanpak stond de introductie van multidisciplinaire projectteams waarin engineering, werkvoorbereiding, productie en projectleiding structureel samenwerken. Vanaf het eerste moment – de acceptatie van het project vanuit Verkoop – is dit hele team betrokken en eigenaar van het project.
De drie fasen van het engineeringproces - Concept, Design en Detail – werden officiële overdrachtsmomenten met de klant. Belangrijk uitgangspunt: zolang een project in engineering zit, kunnen wijzigingen in goed overleg nog worden besproken. Maar tijdens productie zijn wijzigingen in scope en specificaties niet meer wenselijk.
Christiaan stapte in als interim manager engineering en begeleidde voor nieuwe klantprojecten de transitie naar een projectenorganisatie. De nieuw aangetreden technisch directeur, Tim van der Linde, was nauw betrokken bij ontwerp, implementatie en het vervolmaken van de nieuwe structuur.
Bram ontwikkelde samen met het kernteam praktische tools: van formats en workflows tot dashboards en een centrale planning, inclusief koppeling met de verkoop- en financiële forecast. Dit gaf meer inzicht in capaciteitsbottlenecks en is cruciaal in de afstemming tussen afdelingen.
Op basis van de nieuwe project- en klantgerichte aanpak, bouwden projectmanagers zoals Wim Buys aan stabiele relaties met klanten. Hierdoor kreeg Hencon het vertrouwen om baanbrekend te innoveren: voor de aluminium industrie ontwikkelde Hencon met succes elektrische voertuigen (EV) voor gebruik in een hoog magnetisch veld. Door de robuuste projectaanpak lukte dat in 16 maanden, inclusief de herinrichting van de fabriek om deze EV’s veilig te produceren.
De samenwerking leidde tot een fundamentele cultuurverandering – van intern naar klantgericht, en van technische discipline naar project-georiënteerd. De resultaten zijn indrukwekkend want “Hencon heeft de verandering met uitzonderlijke voortvarendheid opgepakt. In korte tijd is een krachtige projectcultuur ontstaan die nu echt het verschil maakt”, aldus Christiaan Kruims.
Wat heeft de inbreng van Vosteq opgeleverd?
- Hogere klanttevredenheid: dankzij transparante communicatie, vroegtijdige betrokkenheid, en een betrouwbare oplevering;
- Sterk verbeterde winstgevendheid: projecten worden nu vaker op tijd én binnen budget gerealiseerd;
- Beheersing van kritische bedrijfsprocessen: met de centrale plannings- en forecasttool anticipeert Hencon beter op werkdruk, capaciteit en cashflow;
- Cultuurdoorbraak: multidisciplinaire projectteams nemen en krijgen vanaf het begin van het project eigenaarschap, werken intensief samen en zijn zichtbaar trots op het eindresultaat;
- Versnelde innovatie: binnen 16 maanden ontwikkelde en leverde Hencon een volledig nieuw elektrisch voertuig – een primeur in de markt;
- Aantrekkelijke werkgever: medewerkers worden uitgedaagd, hebben impact, kunnen zich breed ontwikkelen en hebben een fantastische job.
Wat steek je hiervan op?
- Geef projectteams écht mandaat en vertrouwen om te sturen;
- Breng alle disciplines en klant vroegtijdig samen rond de functionele specificaties;
- Werk met vaste overlegstructuren voor ritme, consistentie en transparantie;
- Laat digitale tools het proces ondersteunen – en niet domineren;
- Transformeer vanuit kracht: met talentvolle medewerkers en de juiste begeleiding is blijvende verandering mogelijk.